采购订单中的Po.No是什么意思？

isky

随着过去十年B2B在线采购的大幅增长，采购订单和采购订单号的重要性已成为这些交易的关键组成部分。虽然采购订单乍一看像是额外的文书工作，但任何成长中的公司都知道采购订单中的详细信息对于管理和完成采购至关重要。

这些B2B采购比大多数消费级交易复杂得多，因此了解组织和开展这些采购的最佳方式对于确保顺畅且合规的业务关系是必要的。让我们了解一下采购订单、其在采购到付款周期中的位置以及如何管理采购订单号/Po.No。

什么是采购订单表格？

我们了解采购订单，那么什么是采购订单表（Purchase Order Form）？当买家或客户想要从供应商或供货商处采购产品或服务时，买家会使用采购订单表来传达交易的确切性质，包括产品数量、交货日期等。采购订单是在采购申请获得内部批准后创建的，然后发送给供应商以便完成。此时，采购订单被视为具有法律约束力的文件。

除了上面提到的标准详细信息外，典型的采购订单还包含以下部分：

●.订单日期
●.付款条款和条件
●.交货日期和付款期限
●.适用税费
●.客户和供应商的联系信息
●.帐单地址
●.唯一的采购订单编号

采购订单本质上是为买卖双方提供购买明细，形成一份法律文件，在发货前确定一切。采购订单有一些特殊情况，例如一段时间内重复交易的综合采购订单，但为了本文的方便，我们将尽量简单。

采购订单为何重要？

我们已经提到，采购订单巩固了买方和卖方之间关于特定交易的任何沟通，但使用采购订单还有其他原因。公司处理这些文件有以下几个原因：

●.跟踪交易：
采购企业可以使用采购订单来跟踪订单、预计货物交付时间以及通过收货单确认交货。有了有形文件，组织运营和合理预算就变得容易多了。

●.法律约束力：
采购订单本质上是对购买行为的法律保护。如果出现任何交货问题或付款失败，双方都可以参考采购订单文件来证明谁有过错以及谁需要解决问题。

●.审计：
如果您正在接受财务审计，采购订单将作为核对发票和验证您的采购活动的确凿书面记录。

值得注意的是，您不必为每笔交易创建采购订单。以下是一些示例：

●.金额低于一定阈值的交易：当金额足够小时，大多数公司会跳过采购订单阶段以简化操作。

●.最初不知道总成本的采购：例如，广告或法律费用不使用采购订单。

●.某些定期付款：电费和煤气费等公用事业费以及订阅服务费通常仅随每月定期账单而来。

●.费用报销：这些内部向员工支付的差旅费、供应品和其他材料费用需要通过报销申请而不是采购订单来支付。

采购订单在订单履行和买卖双方沟通中发挥着至关重要的作用，但它们并不是唯一需要跟踪的文件。

其他交易文件怎么样？

采购订单和发票有什么区别？经验法则是，采购订单是由买方在交易前写的，而发票是由卖方在流程结束时编写的，用于定义必须支付的金额。采购订单上自然会有一个采购订单号，但发票上不一定有这个编号。这些“非采购订单发票”没有发票号，因为它们不是用于预先批准的交易，也没有相应的采购订单。

您可能会看到的另一种类型的文件是销售订单，它由供应商发送给买家，以在订单完成之前确认交易。

什么是采购订单编号？

采购订单号是分配给采购订单的唯一识别号，采购订单是详细说明买方从特定供应商或供货商处购买商品或服务的意图的文件。采购订单号对于管理和跟踪采购非常重要，也是应付账款和会计团队的记录资产。

当您像大多数买家和卖家一样定期处理大量采购订单时，采购订单编号系统是关键。

采购订单号究竟有何帮助？

采购和财务部门使用采购订单跟踪号主要出于组织和法律原因：

●.确定价格，以便双方都不能改变先前达成的协议
●.确定谁欠什么的确切数字
●.履行完成后将相应的发票与采购订单进行匹配，以解决差异
●.库存管理和现金流规划，以便您准确了解已购买的商品以及将在特定日期到达的商品
●.未来审计目的。如果您需要参考旧购买记录，那么拥有该编号将有助于查找旧文档。

唯一的采购订单号可以使双方的订单跟踪更快、更准确，从而防止发生重复付款或归档错误。

采购订单编号是如何生成的？

由于没有行业标准，因此不同企业生成采购订单号的系统各不相同。但在您随机生成采购订单号之前，让我们先了解一下系统地分配跟踪号的方法，以便您能够充分利用此编号系统。

生成个人采购订单号

采购订单号由买家决定。如果您是小企业主，采购量相对较少，那么创建一个唯一的采购订单号很简单。

只需使用分配的唯一编号来标识每笔交易即可。例如，第一笔交易为00001，随后是00002、00003、00004等等。如果您认为字母和符号有助于简化流程，也可以使用它们。使用自动化流程时，生成采购订单和采购单号所需的思考要少得多。

在您制作的每份采购订单文档的顶部附近写上此字符串。确保还包括其他必要的采购订单信息，例如另一方的姓名、金额以及前面提到的任何订单详细信息。无论时间、订单性质或供应商如何，您进行的每一笔交易都应这样做。

跟踪采购订单号有助于企业制定更健康的采购政策。使用采购订单系统的一些最佳做法包括：

●.通过数据库跟踪所有供应商，以便您在对过去的发票有任何疑问时可以快速找到并联系供应商。

●.开发审批工作流程，以准确、快速地处理申请单、采购订单和其他文件。

●.设置适当的记录保存以生成审计跟踪，并使将来需要时审计更加容易。

●.通过尽早检查采购订单中的错误和重复来确保质量保证。

●.允许取消并正确记录，以便它们适合您的采购订单管理系统。

但由于采购订单是企业财务健康和库存管理的重要组成部分，您可能需要考虑使用专业的采购订单系统，这些系统通常是整体第三方基于云的会计软件解决方案的一部分。

使用采购订单编号系统

准确处理多个正在进行的采购订单会耗费大量的预算和人力，因此一些公司最终通过将工作外包给第三方平台来节省时间和金钱。例如，某些企业资源规划(ERP)或会计软件套件会自动生成并分配一个唯一编号，并将其放在采购订单模板上以便快速处理。它们还可以帮助将文档发送给适当的利益相关者或团队，以加快签字速度。

这种做法被称为自动采购订单号生成，近年来，随着基于云的服务提供商大大降低了采用成本，这种做法越来越流行。大型企业发现手动生成和分配编号的方法不切实际且不准确，因此向这些平台寻求解决方案。

要点：优化采购订单流程应成为首要任务

采购订单号本质上是您处理并发送给其他公司的每份采购订单文件的唯一标识符。这些编号大大简化了单个文件的管理，并有助于财务审计。如何处理采购订单号取决于您自己。虽然您可以创建自己的内部数字系统，但当您的采购活动规模和复杂性开始增加时，强烈建议将这项工作外包给第三方平台。

优化采购订单处理和批准周期就是要实施正确的工具和自动化解决方案，以快速准确地完成工作。